Hướng dẫn cách lập sổ sách kế toán trên Excel

Hướng dẫn cách lập sổ sách kế toán trên Excel

Nhằm giúp cho những bạn kế toán mới vào nghề chưa có kinh nghiệm trong việc lên sổ sách kế toán có thể dễ dàng hơn để tiếp cận công việc của mình, Kế toán Đức Huy sẽ chia sẻ với các bạn cách lập sổ sách kế toán trên Excel một cách chi tiết nhất.

I. Các hàm thường dùng trong Excel kế toán

1.Hàm Sumif

A: Sử dụng hàm Sumif trong trường hợp:

-          Kết chuyển các bút toán cuối kỳ.

-         Tổng hợp số liệu từ bảng nhập liệu lên bảng cân đối phát sinh tháng/năm, lên bảng nhập xuất tồn kho, lên bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng và các bảng tính có liên quan.

B: Tác dụng hàm Sumif:

Đây là hàm tính tổng theo điều kiện: cách lập sổ sách kế toán trên excel

2. Hàm Vlookup

A: Sử dụng hàm Vlockup trong trường hợp:

-          Tim đơn giá xuất kho từ bên bảng nhập xuất tồn về bảng nhập liệu, về phiếu xuất kho…

-          Tìm mã hàng hóa, tên hàng hóa từ DMTK về Bảng nhập xuất tồn.

-          Tìm số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột số dư cuối tháng N-1.

-          Tìm số khấu hao lũy kế từ kỳ trước của bảng khấu hao tháng N, căn cứ vào giá trị khấu hao lũy kế của tháng N-1.

B: Tác dụng hàm Vlookup:

- Đây là hàm tìm kiếm theo một điều kiện đã có.

II. Cách chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm:

-          Vào số dư đầu kỳ cho bảng cân đối phát sinh tháng.

-          Vào số liệu đầu kỳ các bảng phân bổ 142, 242, bảng khấu hao TSCĐ, bảng tổng hợp nhập xuất tồn và các sổ khác.

-          Chuyển lãi (lỗ) về năm trước. Việc thực hiện này được định khoản trên bảng nhập dữ liệu và chỉ thực hiện 1 lần trong năm vào thời điểm đầu năm.

III. Hướng dẫn cách nhập liệu trên bảng nhập liệu:

-          Cột ngày tháng ghi sổ: Bằng hoặc sau ngày chứng từ.

-          Cột số hiệu: Là số hiệu của hóa đơn, phiếu thu (PT), phiếu chi (PC), giấy báo nợ (GBN), báo có (GBC), phiếu kế toán (PKT)…

-          Cột ngày chứng từ là ngày thực tế trên chứng từ.

-          Cột số phiếu Thu/chi/nhập/xuất: Nhập số phiếu tương ứng với từng nghiệp vụ phát sinh liên quan.

-          Cột kiểm tra số liệu theo tháng: Dùng để in sổ cuối kỳ

-          Cột chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ dùng để gắn mã chỉ tiêu LCTT

IV. Hướng dẫn cách nhập liệu trong Excel với những nghiệp vụ:

1.     Các nghiệp vụ liên quan đến phải thu, phải trả:

Hạch toán trên bảng nhập liệu chi tiết đến từng đối tượng cụ thể:

-          Nếu phát sinh thêm khách hàng hoặc nhà cung cấp mới thì phải báo chi tiết đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp mới lên bảng danh mục tài khoản và đặt mã tài khoản cho khách hàng/ NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên bảng nhập liệu theo mã TK mới khai.

-          Nếu không phát sinh khách hàng mới thì thi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, thì bạn quay lại DMTK lấy Mã khách hàng đã có để định khoản trên BNL.

2. Các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ (TK 1554, 155,156…)

Hạch toán trên bảng nhập liệu chi tiết đến từng mã hàng cụ thể.

V. Các bút toán kết chuyển cuối tháng:

-          Hạch toán các bước về tiền lương cuối tháng căn cứ vào bảng lương.

-          Trích khấu hao tài sản cố định

-          Phân bổ chi phí phải trả.

-          Kết chuyển thuế GTGT.

VI. Hướng dẫn lên các bảng biểu tháng:

1. Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho:

-          Cột số lượng và thành tiền nhập trong kỳ dùng hàm Sumif tập hợp từ phiếu nhập kho về.

-          Cột số lượng Xuất trong kỳ, dùng hàm Sumif tập hợp từ phiếu xuất kho về.

-          Cột đơn giá xuất kho, tính theo công thức tính đơn giá bình quân cuối kỳ.

-          Để có được bảng XNT của cả tháng sau, bạn coppy bảng NXT của tháng trước và dán paste xuống phía dưới, xóa trắng toàn bộ số liệu, đặt lại công thức cho các cột tương ứng.

2. Lập bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ.

-          Để có được các bảng trên của tháng sau, ta coppy các bảng đó của tháng trước và dán paste xuống phía dưới, xóa số liệu ở cột “số khấu hao lũy kế kỳ trước” và đặt hàm Vlookup cho cột này để tìm về giá trị tương ứng từ tháng trước.

-          Hoặc căn cứ vào số tháng đã phân bổ và mức phân bổ 1 tháng để tính.

-          Khi phát sinh TSCĐ mới ta phải khai báo thêm TSCĐ tại các bảng tương ứng.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho nghiệp vụ của các kế toán viên. Chúc các bạn làm tốt công việc của mình!